Praca zdalna okazjonalna

Co to jest praca zdalna ?

Od dnia 7 kwietnia 2023 r. przepisy Kodeksu pracy, w rozdziale IIc (art. 67¹⁸ – art. 67³⁴) przewidują instytucję pracy zdalnej.

Zgodnie z nowo wprowadzoną regulacją prawną, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Można zatem przyjąć, że kluczowym elementem pracy zdalnej jest wykonywanie jej w innym miejscu niż siedziba pracodawcy czy inne miejsce prowadzenia przez niego działalności gospodarczej, przy czym tym miejscem niekoniecznie musi być miejsce zamieszkania pracownika; może to być również inne wybrane przez niego miejsce, ale zawsze będzie to miejsce stacjonarne i wynikające z decyzji pracownika, a nie pracodawcy.

Drugim elementem definicji pracy zdalnej jest wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przy czym przepisy posługują się w tym przypadku zwrotem „w szczególności”, co oznacza, że nie jest to element niezbędny do uznania danej pracy za pracę zdalną.

Przepisy Kodeksu pracy, w rozdziale IIc, określają, w jaki sposób należy wdrożyć pracę zdalną oraz jakie są obowiązki i uprawnienia pracodawcy i pracownika związane z tą formą wykonywania pracy.

Instytucja pracy zdalnej nie jest jednak jednolita. Kodeks pracy wprowadza określone reguły wykonywania pracy w tej formie, w zależności od tego, z jakim przypadkiem pracy zdalnej mamy do czynienia.  M.in. praca zdalna może wykonywana okazjonalnie.

Jakie są rodzaje pracy zdalnej ? 

Przepisy Kodeksu pracy rozróżniają:

1. pracę zdalną uzgodnioną przez strony stosunku pracy przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia; chodzi tu o sytuacje, w których w zakładzie pracy z założenia przewiduje taką formę wykonywania pracy przez pracowników (całkowicie lub częściowo) i stosuje w swojej organizacji określone procedury i wzorce dokumentów precyzujące zasady wykonywania pracy zdalnej
2. pracę zdalną wprowadzoną na polecenie pracodawcy w okolicznościach podyktowanych względami bezpieczeństwa, co ma miejsce:
   (a)  w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołani
   (b)  w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
3. pracę zdalną realizowaną na wniosek pracownika znajdującego się w szczególnej sytuacji, np. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności
4. pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie.

Co to jest praca zdalna okazjonalna ?

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie. Zgodnie z przepisami prawa pracy, jest to praca wykonywana:

• w formie zdalnej
• okazjonalnie,
• w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym,
• na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracownik wykonujący okazjonalną pracę zdalną – co to oznacza z punktu widzenia pracodawcy ?

Z punktu widzenia pracodawcy, pracownik wykonujący swoje zadania w ramach okazjonalnej pracy zdalnej, to pracownik, który:

• pracuje zdalnie, tj. w innym miejscu niż siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia przez pracodawcę działalności gospodarczej, np. w swoim mieszkaniu; taki pracownik wykonuje swoje obowiązki w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, nie jest to jednak wymóg bezwzględny
• pracuje we ww. formie okazjonalnie, czyli incydentalnie, w wyjątkowych sytuacjach leżących po stronie samego pracownika
• pracuje we ww. formie w określone, wybrane przez pracownika dni pracy, przy czym liczba tych dni nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym; ww. maksymalny okres może być wykorzystany przez pracownika jednorazowo lub może zostać podzielony na części, stosownie do wniosku pracownika i zgody pracodawcy. Dni okazjonalnej pracy zdalnej muszą przypadać w dniach, będących dla pracownika czasem pracy.
• złożył wniosek o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej, w którym wskazał dzień lub dni, w których chciałby pracować poza siedzibą pracodawcy, a pracodawca go zaakceptował. Takie żądanie może być złożone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym nie musi to być dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym; możliwe jest wysłanie takiej prośby w treści e-maila, złożenie go za pośrednictwem pulpitu pracowniczego lub funkcjonującej w zakładzie pracy aplikacji do obiegu wniosków pracowniczych. Kodeks pracy nie wskazuje terminu złożenia tego żądania, ale biorąc pod uwagę fakt, że praca zdalna jest udzielana w dniach, powinno zostać złożone przed rozpoczęciem dnia pracy, objętego żądaniem. Nie ma przeciwskazań, aby tego rodzaju praca zdalna została uzgodniona z pracodawcą z pewnym wyprzedzeniem.

Praca zdalna okazjonalna jest zatem szczególnym, odformalizowanym rodzajem pracy zdalnej; może być wykonywana sporadycznie, wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika i wyłącznie w przypadku złożenia przez niego stosownego żądania.

Co istotne, pracownik nie musi uzasadniać prośby o okazjonalną pracę zdalną. Z drugiej strony –  pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia żądania, jednakże jego odmowa podlega ocenie z punktu widzenia aspektu równego traktowania pracowników i ich niedyskryminacji.

Okazjonalna praca zdalna jest uprawnieniem ustawowym pracownika. Tego rodzaju praca zdalna może być wykonywana przez pracownika w wybranym przez niego momencie i wymiarze.

Czy każdy pracownik może wykonywać pracę zdalną okazjonalną ?

Choć nie wynika to wprost z przepisów Kodeksu pracy, przyjąć należy, że z tego rozwiązania może korzystać każdy pracownik, w przypadku którego rodzaj pracy / powierzonych obowiązków pracowniczych uzasadniają taką zdalną formę wykonywania pracy.

Jeśli wniosek złoży pracownik wykonujący pracę, której specyfika wymaga stałej obecności w zakładzie pracy lub miejscu prowadzenia przez pracodawcę działalności (np. kierowca, pracownik produkcji), zasadne jest przyjęcie stanowiska, zgodnie z którym pracodawca będzie miał prawo odmówić udzielenia zgody na okazjonalną pracę zdalną.

O czym musi pamiętać pracodawca, by zastosować okazjonalną pracę zdalną ?

W pierwszej kolejności pracodawca musi zaakceptować wniosek pracownika o umożliwienie wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, bowiem ta forma pracy zdalnej jest inicjowana przez pracownika. Wnioski pracownika muszą być ewidencjonowane przez pracodawcę z uwagi na konieczność weryfikacji, czy nie został przekroczony maksymalny roczny wymiar czasowy ww. formy pracy (tj. 24 dni).

Ponadto, przed przystąpieniem przez pracownika do okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek:

1. opracować ocenę ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, zgodnie z założeniami i wytycznymi zawartymi w art. 67³¹ 5 Kodeksu pracy
2. opracować informację o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, zgodnie z założeniami i wytycznymi zawartymi w art. 67³¹ 5 Kodeksu pracy
3. opracować procedurę ochrony danych osobowych w związku z pracą zdalną, a także uwzględnić ten proces w dokumentacji ochrony danych osobowych funkcjonującej w zakładzie pracy (m.in. opracować ocenę ryzyka dla nowego procesu przetwarzania danych osobowych, zaktualizować rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, zaktualizować klauzule informacyjne w zakresie przetwarzania danych osobowych przedstawiane pracownikom
4. przekazać informacje / instrukcje dotyczące form i zasad kontaktowania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą
5. jeśli pracodawca chce wdrożyć monitoring pracy zdalnej, powinien określić cele i zasady jego funkcjonowania w regulaminie pracy, a następnie powiadomić o jego treści pracowników na takich samych zasadach, jak w przypadku wdrożenia monitoringu wizyjnego.

Ponadto przed dopuszczeniem pracownika do okazjonalnej pracy zdalnej strony stosunku pracy powinny ustalić:

1. zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej,
2. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym – procedur ochrony danych osobowych.

Zasady te pracodawca ustala indywidualnie z pracownikiem składającym wniosek o wykonywanie pracy zdalnej. Ustawa nie określa formy tego uzgodnienia, dlatego można przyjąć, że strony są uprawnione do komunikacji w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca musi natomiast pamiętać, że tak ustalone z danym pracownikiem zasady nie mogą różnić się od zasad stosowanych w relacji z innymi pracownikami, z uwagi na ryzyko zarzutu nierównego traktowania pracowników.

O czym musi pamiętać pracownik, który chce skorzystać z uprawnienia do okazjonalnej pracy zdalnej ?

Pracownik musi złożyć wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej. We wniosku pracownik musi wskazać miejsce wykonywania pracy (np. miejsce zamieszkania albo aktualne miejsce pobytu) oraz dni, w których chce w tej formie pracować pamiętając, że maksymalna liczba dni w roku kalendarzowym, jakie może przeznaczyć na okazjonalną pracę zdalną to 24.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik:

1. składa – w postaci papierowej lub elektronicznej – oświadczenie, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania;
2. składa – w postaci papierowej lub elektronicznej – oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy;
3. organizuje swoje stanowisko pracy z uwzględnieniem wymogów przewidzianych w zakresie BHP dla pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymogów ergonomii.

Jakich wymogów dotyczących pracy zdalnej nie trzeba stosować w przypadku okazjonalnej formy tej pracy ?

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosujemy szeregu przepisów odnoszących się do typowej pracy zdalnej. Między innymi:

1. nie ma obowiązku ustalania i wdrażania tej formy pracy ani przy zatrudnieniu pracownika, ani w trakcie zatrudnienia; w związku z powyższym nie trzeba zmieniać umów o pracę pracowników, którzy mogą potencjalnie wykonywać pracę zdalną okazjonalnie; nie trzeba stosować polecenia tej pracy przez pracodawcę. Okazjonalna praca zdalna jest ustawowym uprawnieniem pracownika, z którego może on korzystać wprost na podstawie przepisów Kodeksu pracy;
2. nie ma obowiązku ujmowania tej formy pracy w porozumieniu negocjowanym ze związkami zawodowymi bądź w regulaminie konsultowanym z przedstawicielami pracowników lub w indywidualnym porozumieniu zawieranym z pracownikiem;
3. nie ma obowiązku aktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia pracownika;
4. pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną (za prąd, Internet).

Podsumowując: 

Wskutek wyłączenia stosowania wielu reguł przewidzianych w Kodeksie pracy w odniesieniu do typowej pracy zdalnej, okazjonalna praca zdalna jest mniej sformalizowana i przez to bardziej elastyczna. Nowe przepisy pozwalają, aby pracodawca, który nie zamierza wprowadzać pracy zdalnej w wymiarze czasowym większym niż 24 dni w roku kalendarzowym, mógł ją stosować bez konieczności wprowadzania rozbudowanej dodatkowej dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników; powinien on jednak pamiętać o opracowaniu niezbędnych procedur dotyczących BHP i ochrony danych osobowych oraz procedur kontroli wykonywania pracy zdalnej. Ponadto warto opracować wzór wniosku o wyrażenie zgody na okazjonalną pracę zdalną.